Regelverket krever at alle balanseposter skal dokumenteres i forbindelse med årsoppgjøret. Sticos vil i tillegg fremheve betydningen av internkontrollen som ligger i det å gjøre en god jobb på dette området, både ved årsavslutning og gjennom året. Har du god kontroll slipper du å risikere at ledelse, styret og eiere får en stor overraskelse ved årsslutt som følge av at man rydder opp i balanseposter. Vi vil også fremheve at det kan være utfordringer i tilknytning til regnskapet som følge av ettervirkninger av pandemien, bærekraft og krigen i Ukraina. Det kan for mange virksomheter kreve spesielt fokus på nedskrivningsbehov ved verdsettelsen av enkelte balanseposter.
Hvordan dokumentere
Mer enn en avstemming
Avstemming er vesentlig for å kunne rapportere et regnskap. Det er en kontroll på at man er a jour og får rapportert et mest mulig riktig regnskap. I tillegg må det være god kvalitet på dokumentasjonen slik at alle i ettertid kan forstå hva som er gjort og ikke minst konklusjon på arbeidet. Det skal ikke være behov for å spørre den som har gjort arbeidet. Det betyr at dokumentasjonen er noe mer enn en avstemming. Avstemmingen er ofte en underliggende dokumentasjon.
Noen poster krever mer dokumentasjon av vurderinger og beregninger som er gjort rundt verdsettelse. Det gjelder eksempelvis poster som driftsmidler, aksjer, lån, utsatt skattefordel, immaterielle eiendeler, kundefordringer, varelager, tilvirkningskontrakter osv. På gjeldssiden er formålet å kunne dokumentere at alle forpliktelser er med i regnskapet som eksempelvis leverandørgjeld, lån, garantiansvar, påløpte kostnader, feriepenger, arbeidsgiveravgift, utsatt skatt, betalbar skatt.
Skjema eller ikke i en digital verden - tenk kvalitet
Fortsatt velger mange å bruke maler for dokumentasjon, såkalte skjema. Det er viktig å tenke over om det er effektivt i alle tilfeller. Formålet med å dokumentere postene i balansen er å vise at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige,riktig periodisert og verdsatt. Dette er det viktig å ta med seg i en mer digitalisert hverdag hvor måten jobben gjøres på kan bli endret. Man må utnytte automatiserte kontroller og de muligheter regnskapssystemet gir på dette området. Forenkling og effektivitet er av stor betydning. Men ikke glem å kvalitetssikre og forstå systemrapporter så du vet at du har et riktig grunnlag å bygge på. Dette blir også presisert i forslaget til ny GRFS som er mer tilpasset den digitale utviklingen.
Dokumentasjonen skal være så god at alle som ønsker skal kunne foreta en selvstendig kontroll og vurdering av regnskapet med utgangspunkt i dokumentasjonen. Det skal være enkelt å se hvilke beregninger, vurderinger og konklusjoner som er tatt. I noen tilfeller vil det kunne være hensiktsmessig å lage et sammendrag som dokumenterer de vesentligste vurderinger rundt verdsettelse av poster som f.eks. varelager, kunder, driftsmidler.
Systemene må ivareta sporbarhet. Det skal være lett å finne fram til dokumentasjonen, fra regnskapslinjenivå, til konto og motsatt. Det er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Regnskapsførere som bygger på dokumentasjon utarbeidet av kunde må ha fullstendig oversikt over denne.
Ettervirkninger av pandemien, bærekraft og krigen i Ukraina
Ved verdsettelse av anleggsmidler i balansen må nedskrivningsbehov vurderes. Verdien skal nedskrives dersom virkelig verdi er lavere enn bokført verdi av anleggsmidlet, og verdifallet ikke er forventet å være forbigående. I dagens markedssituasjon er mange selskaper rammet av svikt i etterspørsel og lavere inntjening. Synkende etterspørsel kan påvirke salgsverdien av anleggsmidlet. Dette er en indikator på verdifall, og kan kreve at foretaket undersøker nærmere om det er verdifall på anleggsmidlene. Både ettervirkninger av pandemien, bærekraft og krigen i Ukraina kan være utfordringer for mange virksomheter, som kan ha konsekvenser for regnskapet. Alle vurderinger og beregninger i denne sammenheng er en del av dokumentasjonen av balansen i årsoppgjøret. Det er viktig å være forberedt og involvere ledelsen.
Årsoppgjøret – planlegging og gjennomføring
Planlegging av årsoppgjøret må inneholde retningslinjer på hvordan man skal dokumentere og hvilke oppgaver som må gjøres i tilknytning til hver regnskapslinje i balansen.
I Sticos Oppslag vil du finne veiledning til hva en slik plan bør inneholde og forslag til hvordan man bør dokumentere. Her finner du også skjema som kan være til hjelp for å dokumentere på en god måte. Via veiledningen ser du hvilke regnskapsprinsipper som gjelder for postene, med kobling til mer utdypende emner.
I tillegg finner du sjekklister for planlegging og gjennomføring av årsoppgjøret og varetelling. Begge kan benyttes som utgangspunkt for tilpasning til egen virksomhet.
Last ned gratis sjekkliste for planlegging og gjennomføring av årsoppgjøret her
Tilpass dokumentasjonen til egen virksomhet
Tilpass gjerne dokumentasjonen til egen virksomhet, så får du et verktøy som kan brukes aktivt gjennom året. Det hjelper deg til å få en mest mulig riktig rapportering gjennom året og et mer effektivt årsoppgjør.
Relevante fagartikler:
Husk å vurdere klimarisiko i regnskapet for 2022
På tide å planlegge årsoppgjøret
Nettkurs om årsoppgjør, avstemming og dokumentasjon
