Omfanget av den frivillige registreringen følger den faktiske bruken av arealet hos leietaker. Det er bruken av lokalene til avgiftspliktig virksomhet eventuelt kompensasjonsberettiget virksomhet som gir rett til fradrag for inngående merverdiavgift.
Dokumentasjonsreglene er lovpålagt og hensikten med merverdiavgiftslovens dokumentasjonsregler er blant annet å kunne dokumentere fradragsretten.
Leietakererklæring
Ved utgangen av hvert år skal det foreligge en oversikt over bruken av lokalene gjennom året.
Siden det er bruken av lokalene gjennom året som skal dokumenteres kan dette vanskelig gjøres uten i samarbeid med leietaker. Det er tilstrekkelig at det foreligger en erklæring fra leietaker ved utløpet av kalenderåret som viser hvordan enheten er benyttet. Skjer det et skifte av leietaker i løpet av året bør man også fra denne få en leietakererklæring for å kunne dokumentere eventuell fradragsrett. Nærmeste leietaker skal bekrefte at denne er frivillig registrert for utleien. Ved fremleie i flere ledd er det nærmeste leietakers bruk av lokalene som må dokumenteres. Leietaker som driver fremleie må på tilsvarende måte innhente leietakererklæring fra sin leietaker. Dokumentasjonen skal ligge i regnskapet og man må kunne fremlegge dokumentasjonen på forespørsel.
Innholdet i en leietakererklæring
En leietakererklæring bør i det minste inneholde hvilket bygg/lokaler det gjelder, leietakers merverdiavgiftsmessige status og leietakers bruk av lokalene herunder om det drives 100% avgiftspliktig virksomhet, delt virksomhet, avgiftsunntatt virksomhet eller eventuelt kompensasjonsberettiget virksomhet. Videre bør erklæringen omfatte endring i leietakers bruk av lokalene, om leietaker fremleier lokalene og om leietaker har foretatt ny-, på- eller ombygging av de leide lokalene som vil ha betydning for eventuell justering. Se gjerne Sticos sin egen leietakererklæringsom ligger i Sticos Oppslag.
Dokumentasjon og justering
Fradragsretten for inngående merverdiavgift og beregning av utgående merverdiavgift på husleien vil endre seg hvis bruken av lokalene endrer seg. Dette leder oss over til justeringsreglene da endret bruk av fast eiendom vil kunne medføre at justeringsreglene kommer til anvendelse. Merverdiavgiftslovens justeringsbestemmelser stiller konkrete krav til dokumentasjon av bruken av kapitalvarer. Fast eiendom som har vært gjenstand for ny-, på- eller ombygging hvor inngående merverdiavgift på kostnadene ved dette utgjør minst kr 100 000 er kapitalvare og omfattes dermed av justeringsbestemmelsene.
Har virksomheten i løpet av året foretatt ny-, på- eller ombygging som nevnt ovenfor skal det dokumenteres i regnskapet hvordan inngående merverdiavgift håndteres. Det kreves registrering på særskilt konto eller annen oppstilling og for hver kapitalvare skal følgende opplysninger vises:
- Hvilke kapitalvarer det gjelder
- Anskaffelsestidspunkt og/eller fullføringstidspunkt
- Anskaffelseskostnad uten merverdiavgift
- Total merverdiavgift
- Fradragsført merverdiavgift ved anskaffelsen
- Fradragsrett ved anskaffelsen i prosent, og
- De justeringer som virksomheten skal gjøre, spesifisert med beløp per år
Anskaffelseskostnaden skal i tillegg spesifiseres på fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål og for hver enkelt leietaker.
Bruk av fast eiendom hvor det er utført byggetiltak som er underlagt justeringsreglene, skal dokumenteres med målsatte tegninger eller lignende av bygget eller anlegget slik at det klart framgår hvordan bygget eller anlegget er disponert til fradragsberettigede og ikke fradragsberettigede formål.
Skjer det en endring i bruken av bygget eller anlegget gjennom året, skal det ved utgangen av justeringsåret foreligge en oversikt over bruken gjennom året. Ved endret bruk må det foretas en årlig justering for gjenværende justeringsperiode. Den årlige justeringen skal innberettes på omsetningsoppgaven for 6. termin eller i årsoppgave for det året endringen skjer. Årlig justering baseres på bruken det siste året.
Oppbevaring av dokumentasjon
Utleiere av bygg eller anlegg skal altså ved årets slutt dokumentere bruken av den faste eiendommen ved å innhente leietakererklæring. Er det skjedd en endring av bruken av et byggetiltak som omfattes av justeringsbestemmelsene skal det også foreligge en oversikt over bruken av kapitalvaren gjennom justeringsåret.
Dokumentasjonen skal oppbevares i samsvar med bestemmelsene i bokføringsloven. Oppbevaringstiden for dokumentasjon av justeringsbeløp er 10 år etter siste år i justeringsperioden. Oppbevaringsplikten omfatter dokumentasjon av anskaffelsen sammen med oversikt over bruken, dokumentasjon av avgiftsbehandlingen ved anskaffelsen og eventuelt avtale/oppstilling hvis det er overført justeringsforpliktelse/rett.
