Bokføringsregelverket krever at alle balanseposter som ikke er ubetydelige, skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding/næringsoppgave. Du må planlegge for å komme i mål på best mulig måte. Og det må kommuniseres med de som skal gjøre jobben.
Sticos Oppslag er det eneste verktøyet du trenger for å være oppdatert. Prøv gratis her!
Hva er tilfredsstillende dokumentasjon?
Formålet med å dokumentere postene i balansen er å vise at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige og riktig verdsatt. Dette er det viktig å ta med seg videre, også i en mer digitalisert hverdag hvor måten jobben gjøres på kan bli endret.
Dokumentasjonen skal være så god at alle som ønsker skal kunne foreta en selvstendig kontroll og vurdering av regnskapet med utgangspunkt i dokumentasjonen. Forståelse av hva som skal dokumenteres og hvordan det skal gjøres, bør derfor kommuniseres på en god måte. Dokumentmaler og avstemmingsskjema kan være til god hjelp, men det er vel så viktig at den som skal utarbeide forstår hva som er formålet og kravet til dokumentasjonen.
I Bokføringsforskriftens kapittel 6 er det gitt en del konkretiseringer på hva som er tilfredsstillende dokumentasjon. Bokføringsregelverket setter noen krav til hva som må dokumenteres, samt anbefalinger til hva som er best dokumentasjon. Dette er et utgangspunkt, men det enkelte foretaket må selv lage sine rutiner og tilpasse dokumentasjonskrav til sine maler og etter sitt system. Vi vil se nærmere på vurderingsregler og krav til dokumentasjon for utvalgte balanseposter som er vanlige enhver virksomhet.
GRATIS SJEKKLISTE: Viktige tema for regnskapsfører i kundemøter
Varelager
Varelager er en vesentlig balansepost for mange virksomheter. Feil i varelagerverdien vil gi en feil resultatrapportering for selskapet. Gode rutiner rundt varetellinger er grunnleggende for å få en riktig regnskapsmessig rapportering.
Krav til dokumentasjon av varelager er regulert i bokføringsforskriften § 6-1 og skal inneholde en spesifisert oppstilling over:
-
varens art
-
kvantum (med angivelse av måleenhet)
-
Verdi for hver enkelt vare
-
Summeringskolonne for de spesifiserte varene
Planlegging for gjennomføring av varetelling bør påbegynnes i god tid for å sikre at alt er på plass. Det bør utarbeides en telleinnstruks for å angi tidspunkt og varighet for tellingen, hva som skal telles, ansvarsfordeling, krav til merking av telte områder, krav til kontrolltellinger, behandling av ukurante varer og kontroll av inn/ut av lager.
Tellelistene kan være på papir eller elektronisk. Tellelister på papir skal nummereres før tellingen begynner, for å sikre at alle lister kommer i retur etter gjennomført telling. Tellelister skal være daterte, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen.
Alle varer skal telles, også ukurante. Ukurante varer som må verdsettes til virkelig verdi (dvs. varer som må selges til lavere pris enn anskaffelseskost), skal vises som egen gruppe i tellelistene. Beregningsmåten for verdien av varene skal fremgå av dokumentasjonen.
Les også denne artikkelen: Årsoppgjør - varetelling
Ta vårt nettkurs om Varelager
Kunder
Kundefordringer er omløpsmidler som skal verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Med mindre det foreligger risiko for tap, vil fordringen i praksis verdsettes til pålydende. Fordringer i utenlandsk valuta skal vurderes til balansedagens kurs.
Enhver virksomhet må ha gode rutiner for oppfølging av kundefordringer gjennom året for å ha kontroll med tap på fordringer, gamle poster forøvrig og kreditsaldoer. Gode purre- og inkassorutiner vil være utgangspunktet for å ha god kontroll med fordringene.
Ved årsavslutning må det gjøres en dokumentert vurdering av avsetning for tapsrisiko. Vurderingen skal være konkret mot utestående ved årsslutt. Det skal ikke være noen generell avsetning. Husk å ta fordringer på nærstående (f.eks. konsernselskaper) med i vurderingen. Aldersfordelte lister kan være et godt grunnlag for å dokumentere avsetningen. Det kan også sendes ut saldoforespørsler hvis man ønsker at kunde skal bekrefte saldo.
Det anbefales å ha god dokumentasjon på gjennomgangen som gjøres gjennom året på dette området. Det vil lette årsoppgjørsarbeidet. Saldolister kan lastes over i Excel. Der bør det også ligge gode notater på hva som er gjort. Påse at all gjennomgang gjøres med utgangspunkt i lister som er avstemt mot regnskapet så du vet at du har riktig grunnlag. Per. 31.12. bør det lages et sammendrag som oppsummerer gjennomgang av kundespesifikasjonen og dokumenterer verdsettelsen av posten.
Bank
Bankkonto skal dokumenteres med årsoppgave eller kontoutdrag. Ved avstemming må åpne poster forklares nærmere og det er spesielt viktig at det dokumenteres om noen av dem vil ha resultatvirkning. Bankavstemming må være ajour gjennom året.
Periodisering av kostnader
Her må det være kontroll med at alle vesentlige periodiseringer blir hensyntatt. Kartlegg alle periodiseringer som må gjøres ved å sammenligne mot fjorårets avsetning, analyser mot resultatposter og kontroller mot bilag påfølgende måned. Her vil også liste over ikke godkjente inngående faktura være et viktig grunnlag. Den må gjennomgås for å se om vesentlige kostnader ikke er bokført. Dokumenter alle vurderinger og kontroller som er gjort.
Leverandørgjeld
Leverandørgjeld består av gjeld til vareleverandører, tjenesteleverandører og leverandører av driftsmidler. Gjeld i utenlandsk valuta skal vurderes til balansedagens kurs. Terminsikret gjeld føres til kursen på valutaterminkontrakten. God dokumentasjon av løpende oppfølging av leverandørspesifikasjonen vil være et godt grunnlag for riktig regnskapsrapportering, og lette arbeidet med verdsettelse av posten i årsoppgjøret. Det anbefales å innhente kontoutdrag fra større leverandører og gjerne utenlandske leverandører. Utvalget vurderes utfra risiko for at alle inngående faktura ikke er mottatt, eller at kontoene er uoversiktlige.
Tilgodehavende på leverandører må reklassifiseres som fordringer i balansen.
Det anbefales å lage et sammendrag som dokumenterer posten pr 31.12. der man konkluderer med at den ikke inneholder vesentlige feil.
Sjekklister eller planleggingslister (PBE)
I forbindelse med planleggingen anbefaler vi at det utarbeides en PBE-liste (Prepared by Entity) tilpasset til ditt foretak. Den vil ivareta både prosessen og dokumentasjonen. Den vil sikre at du husker alle vurderinger og kontroller som må gjøres i tilknytning til utarbeidelse av dokumentasjonen. Revisor og regnskapsfører kan bruke denne type lister i sin kommunikasjon mot sine kunder for å sikre gode rutiner og dokumentasjon. Det vil være til god hjelp for kundene som er ansvarlig for at dette er plass.
Få aktuelle nyheter innen personal, regnskap, økonomi og personvern. Meld deg på vårt nyhetsbrev og følg Sticos på Facebook og LinkedIn
