Hjemmekontor – skattemessige konsekvenser for arbeidstaker og arbeidsgiver

Utgangspunktet

Utgangspunktet er at en kan fradragsføre de kostnadene man pådrar seg for å skaffe en inntekt. Arbeidstakerens kostnader til hjemmekontor er altså fradragsberettiget, om de er pådratt for å skaffe seg lønnsinntekt. Fradraget er imidlertid allerede inkludert i minstefradraget.

Fradragsretten vil derfor ikke få noen direkte betydning når arbeidstakeren dekker kostnaden selv. Et unntak fra dette er dersom alle kostnadene arbeidstakeren har knyttet til lønnsinntekten, overstiger minstefradraget. For 2021 er maksimalt minstefradrag kr 106 750.

Fradragsretten vil imidlertid få direkte betydning dersom de dekkes av arbeidsgiveren. Fradragsretten gjør at arbeidstakeren kan motta dekning av kostnaden fra arbeidsgiveren skattefritt, samtidig som arbeidsgiver får fradrag for beløpet.

En må derfor alltid ta stilling til om arbeidstakeren har fradragsrett. Spørsmålet om fradragsrett kan deles i følgende to underspørsmål:  

• Har arbeidstakeren pådratt seg en kostnad?

• Hvis ja, er kostnaden pådratt for å skaffe seg en lønnsinntekt?

Når pådrar arbeidstakeren seg en kostnad?

Arbeidstakers anskaffelser 

Ved den raske omstillingen som skjedde i mars, måtte mange arbeidstakere raskt rydde plass i egen bolig til hjemmekontoret, og skaffe seg en rekke utstyr for å skape en funksjonell arbeidsplass. Noe av dette ble kanskje dekket av arbeidsgiveren i ettertid, noe ble kanskje lånt med hjem fra arbeidsplassen, og noe måtte kanskje arbeidstakeren selv betale.

Bruk av egen bolig, og innkjøp som arbeidstakeren selv må betale er klart en kostnad som arbeidstakeren har pådratt seg. Det samme gjelder utstyr som er kjøpt inn av arbeidstaker, men som man får dekket av arbeidsgiver i ettertid.

Arbeidsgivers anskaffelser

Når arbeidsgiveren kjøper utstyret direkte og gir til arbeidstakeren, eller arbeidstaker låner med seg utstyr fra arbeidsplassen, blir spørsmålet litt vanskeligere. Her må vi tenke at det ville ha blitt en kostnad for arbeidstakeren dersom man ikke har fått tilgang på dette utstyret. På denne måten vil arbeidstakeren også her pådra seg en kostnad, som dekkes av arbeidsgiveren.

Dersom arbeidsgiver gir et beløp til å dekke uspesifisert utstyr til hjemmekontoret i forkant av innkjøpet, kreves det at arbeidstaker dokumenterer hva pengene er brukt på. 

Med Sticos Oppslag får du full oversikt over gjeldende lovverk og satser.

Når er kostnaden pådratt for å skaffe seg en lønnsinntekt?

Hovedformålet

Ofte kan det ligge flere formål bak et valg om å pådra seg en kostnad til hjemmekontoret. Som utgangspunkt skal vi da legge til grunn hva som er hovedformålet med å pådra seg kostnaden. Man kan altså ikke dele opp kostnaden i en forholdsmessig del.

Hva som skal til for at man skal anse hovedformålet som knyttet til arbeidet, og ikke til privat bruk, beror på hvilken kostnad det er snakk om. Vi ser derfor på de ulike kostnadene som kan knytte seg til hjemmekontor videre i artikkelen.

Hjemmekontor i egen bolig

Det er naturlig å anta at en stor del av arbeidstakerne som har hatt hjemmekontor under pandemien, har rigget seg opp på områder i hjemmet som også brukes til andre formål. For eksempel kjøkkenbord, andre spisebord eller kontorpulter som også brukes av andre. Mange har også benyttet et eget rom i boligen, som er innredet til kontorbruk.

Når arbeidstakeren jobber i egen bolig, vil man normalt ikke kunne si at boligen i seg selv er anskaffet for å ha hjemmekontor et hjemmekontor der. Kostnadene til anskaffelse av boligen er derfor ikke fradragsberettiget. En rekke andre utgifter knyttet til bruken av slike lokaler, slik som strøm, husleie og forsikring, kan derimot være fradragsberettiget.

Når arbeidsplassen er i boligens fellesarealer, eller er vanskelig å skille fra fellesarealene, anses hovedformålet å være av privat karakter. Hjemmekontor på for eksempel kjøkkenbordet, kan altså ikke fradragsføres.

I de tilfeller man bruker en avgrenset del av boligen til arbeidsformål, vil man til en viss grad kunne beregne en forholdsmessig andel av kostnadene som nå brukes til hjemmekontoret. De forholdsmessige kostnadene kan anses å ha lønnsinntekt som hovedformål, så lenge rommet kun benyttes til arbeid. Arbeidstakeren kan ikke bruke lokalet til lagring av private gjenstander eller som et privat oppholdsrom. Her er det altså ikke hovedformålet som gjelder.

Størrelsen på kostnaden kan i mange tilfeller være vanskelig å beregne. Arbeidstakeren kan derfor velge å benytte seg av en sjablongregel, som gir rett til et fastsatt standardfradrag hvert år. For 2020 er dette beløpet kr 1 850. Alternativt kan arbeidstakeren velge å fradragsføre de faktiske kostnadene, når dette kan dokumenteres.

Hjemmekontor i egen enhet

En mindre vanlig løsning er å benytte en separat del av egen bolig til hjemmekontor, for eksempel en egen utleieenhet, eller innredet del av garasjen eller lignende. Her har arbeidsgiveren to mulige måter å dekke kostnadene for arbeidstaker på.

Enten kan arbeidsgiveren dekke kostnadene på samme måte som ved hjemmekontor i en separat del av boligen. Her stilles det samme krav til eksklusiv bruk av lokalet som nevnt over.

Alternativt kan arbeidsgiver leie lokalet av arbeidstakeren. For arbeidstakeren vil leien normalt anses som skattefri leieinntekt, så lenge lokalet ikke er større enn boareal og ikke overstiger inntektsgrensen for skattefri leieinntekt i egen bolig. Kostnadene for arbeidsgiveren vil være fradragsberettiget husleiekostnader på lik linje med leie av andre kontorlokaler.

Resultatet vil altså bli det samme som over, men her har man anledning til å utbetale det som er markedsprisen for utleie av den konkrete enheten fremfor kun de direkte kostnadene. Dette kan altså være en mer gunstig løsning.

Her er det imidlertid svært viktig å være oppmerksom på at det er strenge regler for hva som anses som et reelt leieforhold. I tillegg er det et viktig poeng at dette kan påvirke gevinstbeskatningen ved salg av boligen.

Internett, telefon mm.

Ved dekning av internett, telefon og liknende kostnader er det ikke behov for å vurdere hva hovedformålet er. Her har vi faste sjablong-regler som angir en fast sum man skal beskattes for, uavhengig av hva den faktiske kostnaden er, og om det er relatert til arbeidet.

Arbeidsgiver har derimot mulighet til å velge å gi telefonabonnementet som en gave til arbeidstaker for å unngå beskatningen. Dette forutsetter at beløpsgrensene for gaver ikke er overskredet.

Kontorrekvisita

Løpende utgifter til kontorrekvisita som forbrukes, vil i utgangspunktet anses å ha lønnsinntekt som hovedformål. En forutsetning er at de utelukkende brukes i jobbsammenheng. Dette kan for eksempel gjelde toner til printer, printerpapir, skriveblokker, penner mv.

Mat på hjemmekontoret

Utgifter til mat anses som anskaffet med et privat hovedformål. Reglene om bidrag til felles kantineordninger og dekning av overtidsmat gjelder ikke for arbeidstakere på hjemmekontor.

Servering av mat hjemme som skjer i forbindelse med et verdferdstiltak, for eksempel digitalt julebord med mat levert hjemme, kan imidlertid bli skattefritt for arbeidstaker etter andre regler.

Utstyr som arbeidstaker har liggende hjemme

Eiendeler som arbeidstakeren har liggende hjemme fra før, anses normalt som kjøpt til privat bruk. Kostnadene ved anskaffelsen av disse vil derfor ikke være fradragsberettiget. Kostnader til bruk kan likevel bli fradragsberettiget dersom hovedformålet med bruken nå er endret til arbeidsformål.

Utstyr som arbeidstaker kjøper eller får

For annet utstyr som arbeidstaker anskaffer til hjemmekontoret, må vi foreta en konkret vurdering av hva hovedformålet med anskaffelsen er. Når arbeidsgiver gir arbeidstaker en eiendel, vil følgende momenter relevante for vurderingen:

• Prisen på utstyret

• Om utstyret er egnet til privat bruk

• Utstyrets beskaffenhet

• Antatt varighet

• Intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng

• Grunnen til at arbeidstaker får eiendelen, fremfor å låne den

I de tilfeller arbeidstakeren i hovedsak bruker hjemmekontor, slik som under Covid-19-pandemien, vil det være enklere å oppfylle kravet til hovedformål om bruk på hjemmekontoret.

Skattedirektoratet skriver i en uttalelse av 18. november 2020, at det også vil være «oppfylt når arbeidstakeren har hjemmekontor jevnlig». Mer sporadisk bruk av hjemmekontor, vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformålet.

Utsyr som arbeidstaker låner av arbeidsgiver

Utstyr som arbeidsgiver låner bort til arbeidstaker i hjemmekontorperioden, vil oppfylle kravet til hovedformål som lønnsinntekt, forutsatt at dette gjelder gjenstander som normalt brukes i arbeidssammenheng. For eksempel skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv.

Det må imidlertid trekkes en grense der arbeidsgiver kjøper inn gjenstander som er spesielt egnet til underholdning, og låner ut denne til arbeidstaker. Her vil man kunne si at hovedformålet er privat. Det samme gjelder for utlån av solskjerming, panelovner/oppvarmings-/klimaanlegg, klær eller utstyr man normalt har i en privat husholdning.