Leder og medarbeider har et gjensidig forpliktende forhold. Dette styres både av arbeidsmiljøloven og folketrygdloven. God kommunikasjon er viktig for å fremme et godt samarbeid og en effektiv og sikker drift av virksomheten. Ved ansettelser har arbeidsgiver ansvaret for oppfølging, opplæring og tilrettelegging for arbeidstaker. I arbeidsavtalen som inngås ved oppstart er det vanlig at det utarbeides en stillingsinstruks med nærmere beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvarsområder. En opplæringsplan som skisserer hva som skal gjennomgås av rutiner, samt tidsplan for gjennomføring er viktig for medarbeideren for å kunne oppfylle kravene i sin stilling.
Oppfølging er ikke bare viktig for nye ansatte
Gode rutiner for oppfølging av ansatte er viktig for å sikre godt arbeidsmiljø og god dialog mellom leder og medarbeider. Mange virksomheter gjennomfører medarbeidersamtaler som en basis for oppfølgingen av medarbeiderne. Her er utvikling av den enkelte medarbeider sentralt, da med fokus på både medarbeiderens og virksomhetens ønsker, mål og behov. Medarbeidersamtaler gjennomføres som regel årlig mellom medarbeider og nærmeste leder. I noen virksomheter gjennomføres slike samtaler oftere grunnet krav knyttet til stillingen, eller særskilte risikoforhold i arbeidsmiljøet.
Gode rammer for medarbeidersamtalen er viktig
Hovedfokus skal være på forhold som både leder og medarbeider kan gjøre noe med selv. Det kan også være nyttig at samtalen gjennomføres på et nøytralt område. F. eks. et møterom, samtalerom etc. og ikke på en av partenes kontor. En tilnærming kan være at samtalen resulterer i en fortrolig kontrakt som forplikter og følges opp av begge parter. Det bør ikke fokuseres på lønnsspørsmål i slike samtaler.
Sentrale tema i en medarbeidersamtale kan være:
- Oppfølging fra forrige medarbeidersamtale
- Arbeidsmiljø og samarbeid
- Arbeidsoppgaver og ansvarsområder
- Videreutvikling
- Konklusjon
I Sticos Personal finner du forslag til skjema for gjennomføring av medarbeidersamtale.
Ansvarsområder, mål og tiltak
Gjennom samtalen ønsker man å sikre en felles forståelse for hva som er arbeidstakers ansvarsområde, hvilke mål arbeidstaker og virksomheten arbeider mot og hvilke tiltak som er nødvendig for å realisere disse. Medarbeidersamtalen skal også gi leder kunnskap om det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet.
Internkontrollforskriften krever dokumentasjon
I følge Internkontrollforskriften er det krav om at virksomheten skal kartlegge de problemer og farer som kan oppstå i virksomheten. Dette innebærer at virksomheten må kartlegge og beskrive hvor det kan oppstå fare eller problemer for helse, miljøet og sikkerheten på arbeidsplassen. Dette gjelder både i forhold til det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. Medarbeidersamtale er en form for kartlegging for å fremskaffe informasjon om forholdene på arbeidsplassen. Det er krav til dokumentasjon av hvordan virksomheten kartlegger risikoforholdene. Det vil si at informasjon fra medarbeidersamtalene skal dokumenteres, og er viktig for å oppfylle kravene i internkontrollforskriften.
Velg en løsning som gjør det enkelt enkelt å sikre gode rutiner i personalarbeidet.
