Fysiske og elektroniske møter er likestilt. Det gjelder styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter. Selv om det nå er valgfritt om et møte skal holdes fysisk eller elektronisk, er det likevel noen krav til behandlingen. Vi ser på kravene i aksjeloven ved de ulike møteformene.
Elektroniske møter
Et elektronisk møte er et møte ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. De elektroniske hjelpemidlene kan for eksempel være ulike løsninger for telefon- eller videomøte, eller en digital møteapplikasjon.
Begrepet møte er ikke definert i loven. Normalt forutsetter et møte, ifølge proposisjonen, “tidsavgrensning, samtidig deltakelse og mulighet til umiddelbar dialog”. Det er imidlertid ikke krav om muntlighet. Men behandling av saker kun ved sirkulasjon av dokumenter, faller utenfor møtebegrepet.
Les også: Inhabilitet i styrerommet
Styremøter
Styremøter skal som utgangspunkt holdes som møte, det vil si enten som et fysisk møte eller et elektronisk møte. Men styrets leder kan også velge skriftlig behandlingsmåte (for eksempel ved sirkulasjon av saksdokumenter) eller annen behandlingsmåte uten møte. Uavhengig av hva styrets leder velger, er det et krav at behandlingsmåten skal være betryggende.
Dersom behandlingen ikke skjer i møte, skal styrets leder sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling. Styremedlemmene og daglig leder har rett til å kreve at saken blir behandlet i møte. I så fall bestemmer styrets leder møteformen, med mindre mer enn halvparten av styremedlemmene krever at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.
Lær mer om styrearbeid med vårt nettkurs: Styrets roller og oppgaver
Generalforsamling etter hovedreglene
Når det gjelder generalforsamlingens saksbehandling er det to ulike regelsett; hovedreglene og de forenklede reglene. Generalforsamling etter hovedreglene skal holdes som møte (fysisk eller elektronisk). Her er det altså ikke lov med dokumenter på sirkulasjon. Det er styret som bestemmer møteformen.
Ved fysisk møte gjelder følgende regler:
- Generalforsamlingen må holdes i forretningskommunen med mindre annet er fastsatt i vedtektene, eller det er nødvendig å holde annet sted av særlige grunner
- Aksjeeierne har likevel rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte
- Den som åpner møtet må delta fysisk
- Møteleder må delta og velges blant de som er fysisk til stede.
Ved elektronisk møte skal styret sørge for at det er systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at:
- deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte
- det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen
- i vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.
Felles for møteformene etter hovedreglene er at det må være en innkalling til møtet, det må velges møteleder og det er bestemte krav til innhold i og signering av protokollen. Det er et krav at innkallingen må opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.
Generalforsamling etter de forenklede reglene
Ved generalforsamling etter de forenklede reglene er det ikke krav om å holde møte. Sirkulasjon av dokumenter er for eksempel en tillatt behandlingsmåte. For å kunne benytte de forenklede reglene, er det en forutsetning at
- ingen aksjeeiere motsetter seg behandlingsformen
- styremedlemmene og eventuelt daglig leder skal ha fått mulighet til å uttale seg om saken. Det samme gjelder revisor, dersom saken er av en slik art at dette må anses som nødvendig, og
- det må fremgå av protokollen at de forenklede reglene er benyttet.
Styremedlemmene har likevel rett til å kreve at saken blir behandlet av generalforsamlingen i møte. Etter de forenklede reglene er det ikke krav til innkalling eller valg av møteleder, men det må selvfølgelig skrives en protokoll. Det er tilstrekkelig at styrets leder eller en annen som generalforsamlingen har valgt signerer protokollen.
Signering av protokoller
Elektronisk signatur i styre- og generalforsamlingsprotokoller er likestilt med fysisk underskrift. Det kreves imidlertid at det er en sikker metode for å autentisere den som signerer. Elektronisk signering kan bidra til å effektivisere styrets og generalforsamlingens arbeid, ved at man slipper å møte fysisk eller å sende dokumenter på sirkulasjon.
Som abonnent av Sticos Proff og/eller Sticos Oversikt har du tilgang til elektronisk signering i disse produktene.
