I utgangspunktet vil kommunen kunne kreve kompensasjon for merverdiavgift på utgifter når ansatte er på tjenestereise. Det er likevel noen begrensninger i kompensasjonsadgangen. Dersom vi tar utgangspunkt i de mest vanlige utgifter så vil følgende kunne legges til grunn:
- Hotellovernatting – rett til kompensasjon (ikke for frokostdelen)
- Deltaker-/seminaravgift – rett til kompensasjon (dersom undervisning – ingen avgiftsberegning)
- Servering –kompensasjonsretten avskåret
- Flybillett/tog/buss/taxi – rett til kompensasjon
- Leiebil – ikke rett til kompensasjon ved leie av personkjøretøy
- Parkeringsutgifter – ikke rett til kompensasjon ved bruk av personkjøretøy
Dersom salgsdokumentet inneholder flere leveranser, vil retten til kompensasjon være betinget av at avgiftsgrunnlag og merverdiavgiftsbeløp/sats fremgår for hver leveranse.
Ved arbeidsreiser (reiser mellom bosted og fast arbeidssted) vil det som hovedregel ikke foreligge rett til kompensasjon dersom kommunen dekker disse utgiftene. Unntak kan tenkes ved ekstraordinær tilkalling utenom ordinær arbeidstid.
Dekning av mobiltelefonutgifter
Dersom kommunen dekker den ansattes anskaffelse og bruk av mobiltelefon, eventuelt bare bruken, så vil kommunen kunne kreve kompensasjon så langt den ansatte bruker telefonen i tjeneste.
Kommunens rett til kompensasjon gjelder uavhengig av om det er kommunen eller den ansatte som står som abonnent.
Når kommunen står som eier både av telefon og abonnement, må kommunen både når det gjelder selve telefonanskaffelsen og bruken, ta stilling til om deler av bruken skal henføres til den ansattes private bruk.
Med mindre arbeidsgiver har lagt restriksjoner på bruken, eventuelt at den ansatte må oppbevare telefonen på arbeidsstedet når han ikke er i tjeneste, må det som hovedregel legges til grunn at arbeidsgiver må gjøre en fordeling. Fastsettelse av fordelingsnøkkel må basere seg på en skjønnsmessig vurdering av forholdet mellom den ansattes tjenstlige og private bruk av telefonen.
Det bemerkes i denne forbindelse at den skattemessige behandlingen i prinsippet ikke er avgjørende for den avgiftsmessige vurderingen. Det må gjøres en selvstendig vurdering avgiftsmessig.
Som et alternativ til en prosentvis fordeling mellom tjeneste- og privatbruk så har et skattekontor akseptert at man kan legge til grunn at beløpet (sjablongbeløp) som innberettes skattemessig, også kan utgjøre privatandelen avgiftsmessig. Dette innebærer at det innrømmes kompensasjon for merverdiavgift på differansen mellom den skattepliktige fordelen og faktiske kostnader for arbeidsgiver. Løsningen forutsetter imidlertid at dette gjenspeiler den antatte bruken i kompensasjonsberettiget virksomhet.
