Først en oppklaring:
- Signatur med Bank-ID er ansett som gyldig legitimasjon
- Det er ikke nødvendig å kontrollere legitimasjon på reelle rettighetshavere
- Signatur av oppdragsavtale ved bruk av Bank-ID er også gyldig som legitimasjonskontroll av den som har signert
Kunden: I de fleste tilfeller er dette en juridisk person, og kontroll av gyldig legitimasjon består i utskrift av fersk firmaattest. Den som handler på vegne av kunden (kontaktperson) skal dokumentere at vedkommende er berettiget til å representere selskapet utad. Dette finnes vanligvis i firmaattest, men stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt eller lignende vil også gjøre susen.
Kontaktperson: Som nevnt er dette den personen som er berettiget til å representere selskapet utad. Identiteten skal bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon.
Reelle rettighetshavere: Dette er fysiske personer som direkte eller indirekte eier eller kontrollerer mer enn 25 % av kunden. Hvitvaskingsloven har også et bredere spekter av hvem som kan anses som reell rettighetshaver, se Hvitvaskingsloven § 2 e.
Av reelle rettighetshavere skal det ikke foretas noen kontroll av gyldig legitimasjon. Her er det tilstrekkelig å registrere navn og tilleggsopplysninger som entydig identifiserer hvem denne personen er. Det skal være mulig å skille den aktuelle personen fra andre personer med samme navn. Adresse, fødselsår og lignende kan da være tilstrekkelig.
Gyldig legitimasjon: Dette kan være både fysisk og elektronisk legitimasjon.
Fysisk legitimasjon
Fysisk legitimasjon skal være utstedt av offentlig myndighet, eller av annet organ som har betryggende kontrollrutiner for dokumentutstedelse og dokumentene har et tilfredsstillende sikkerhetsnivå, og inneholde fullt navn, navnetrekk, fotografi og fødselsnummer eller D-nummer.
Eksempel: Pass, førerkort, bankkort med bilde
Elektronisk legitimasjon
Hva som anses som gyldig elektronisk legitimasjon for fysiske personer er regulert i hvitvaskingsforskriften § 4-3, som viser til forskrift av 21. november 2019 nr. 1578 om selvdeklarasjon av ordninger for elektronisk identifikasjon (selvdeklarasjonsforskriften) § 3 og være oppført på publisert liste i henhold til § 13 første ledd i nevnte forskrift.
BankID vil være gyldig elektronisk legitimasjon, jf. NKOM register over tilbydere av sertifikat etter selvdeklareringsordningen.
For mer informasjon: Se Finanstilsynets rundskriv 15/2019.
