Bokføringspliktige som har bokføringen tilgjengelig elektronisk, skal kunne rapportere regnskapsdata elektronisk på en xml-fil til Skatteetaten i forbindelse med bokettersyn. SAF-T forvaltningsorgan har utarbeidet det standardiserte formatet for eksport/import av regnskapsdata - SAF-T (Standard Audit File - Tax). I første versjon er det utarbeidet standard format for kontospesifikasjoner og kunder/leverandører, samt mva-koder.
Bokføringsstandardstyret har nå foreslått presiseringer i Norsk BokføringsStandard nr. 2 Kontrollsporet og nr. 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år om kravene til gjengivelse i standardisert form ved bruk av underspesifikasjoner.
Bokføring i underspesifikasjoner
I mange tilfeller kan bokføringen skje i flere system, slik at det benyttes sideordnede spesifikasjoner og/eller underspesifikasjoner. Dette kan for eksempel være en nettbutikk med kundespesifikasjonen i et eget forsystem, eller et fakturasystem som også brukes til å utarbeide kundespesifikasjonen, hvor månedlige totalsalg overføres til bokføring. Det er uansett et krav om at kundespesifikasjonen må kunne avstemmes mot regnskapet og at den består av alle transaksjoner for en gitt periode.
Det systemet som underspesifikasjonen utarbeides i, blir å anse som en del av regnskapssystemet og ikke som et bilag. Den må derfor oppbevares etter reglene som gjelder for spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Underspesifikasjonen må henvise videre til underliggende bilag for hver enkelt transaksjon eller disposisjon..
Gjengivelse i standardformat av bokførte opplysninger i underspesifikasjonene
Underspesifikasjonen må som hovedregel holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt og kunne gjengis i standardformatet SAF-T Regnskap. Flere måter kan være aktuelle for å kunne gjengi de bokførte opplysningene i underspesifikasjonene i standardisert form:
- Alle bokførte opplysninger overføres til ett system, som kan gjengi opplysningene i standardisert form, slik at den bokføringspliktige kan utarbeide én fil med alle opplysningene.
- Alle systemene kan gjengi de bokførte opplysningene i standardisert form, og det er koder mellom systemene som gjør at flere filer til sammen danner en fullstendig gjengivelse av bokførte opplysninger i standardisert form.
- Ett eller flere av systemene er ikke i stand til å gjengi de bokførte opplysningene i standardisert form, men den bokføringspliktige inngår en avtale med en leverandør av konverteringsløsninger til standardisert form.
For øvrig er det foreslått oppdateringer og moderniseringer i flere bokføringsstandarder. I emnet Regelendringer: Endringer i Norske BokføringsStandarder nr. 1 til nr. 5 i Sticos Oppslag finner du linker til disse forslagene.
